Home Khác Huyền thoại về đa tác vụ với tư cách là một nhà...

Huyền thoại về đa tác vụ với tư cách là một nhà phát triển

Đôi khi, với tư cách là một thành viên trong nhóm hoặc là một người tự kinh doanh, bạn phải ghi nhớ các giai đoạn của các dự án khác nhau. Ngày càng nhiều trong cuộc sống làm việc của chúng ta, khả năng chỉ tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất trở thành ngoại lệ hơn là quy luật. Điều này đặt ra câu hỏi làm thế nào để đối phó với tình huống này.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn một lựa chọn ngắn gọn về các công cụ và kỹ thuật giúp bạn luôn có tổ chức và làm việc.

Contents

Đa tác vụ

Đa tác vụ có nghĩa là giải quyết đồng thời nhiều vấn đề với mức độ chú ý gần như giống nhau. Hy vọng rằng chúng ta sẽ đạt được nhiều hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn so với những gì chúng ta thường làm nếu chúng ta không thực hiện đa nhiệm vụ. Nhưng điều này trông như thế nào trong thực tế? Liệu chúng ta có thể thực sự làm được điều đó, hay đa nhiệm chỉ là một suy nghĩ đơn thuần trong đó môi trường bận rộn của chúng ta khiến chúng ta tin tưởng và chúng ta chỉ chạy theo?

Thành thật mà nói, trong suốt cuộc đời, chúng ta phải đối mặt với tình huống này cho dù nó liên quan đến nhiệm vụ cá nhân hay công việc. Chúng tôi nên sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên mức độ cần thiết, tầm quan trọng, ngân sách hoặc sở thích cá nhân để hoàn thành chúng một cách tuần tự sau đó. Việc thay đổi mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ, và có tính đến điều đó, là một thách thức lớn và có thể dẫn đến việc tái tổ chức triệt để thời đại của chúng ta.

Nếu bạn quan sát kỹ hơn cách các vị trí tuyển dụng được lấp đầy, bạn sẽ nhận thấy rằng các vị trí quan trọng trong một công ty, như quản lý dự án, thư ký và y tá, đều do phụ nữ chi phối. Điều này dựa trên thực tế là phần lớn phụ nữ có khả năng đa nhiệm cao hơn nam giới. Họ xử lý các nhiệm vụ song song trong khi nam giới có nhiều khả năng sử dụng sơ đồ tuyến tính hơn.

Nam giới – và đặc biệt là các nhà phát triển và kỹ sư – gắn bó với một thứ gì đó, đi sâu vào nó để xây dựng một mô hình tinh thần phức tạp và nhằm tạo ra một kết quả hoàn hảo nhất có thể (chủ nghĩa hoàn hảo). Họ chỉ tập trung vào một việc: bắt tay vào thực hiện, hoàn thành nó và sau đó chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Hơn nữa, điều này không có khả năng thay đổi nhiệm vụ có thể được tìm thấy mà không có khả năng hoàn thành nhiệm vụ (“80% của một giải pháp có nghĩa là mục tiêu đã đạt được”) và mức độ cao hơn của sự phân tâm bởi những điều mới.

Nói chung, việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ là một thời điểm quan trọng và tiêu tốn rất nhiều năng lượng và thời gian – lên đến 30 phút cho mỗi lần chuyển đổi – để xây dựng lại mô hình tinh thần phức tạp được đề cập ở trên. Đây là thời điểm mà chúng ta làm việc không hiệu quả như bình thường và tỷ lệ mắc lỗi tăng lên đáng kể.

Ngược lại, phụ nữ có khả năng khác về kỹ năng tổ chức. Họ thường tốt hơn trong việc theo dõi một số giai đoạn và thời hạn của dự án. Ngoài ra, có rất nhiều nhà phát triển nữ xuất sắc.

Tổng quan về các giải pháp cho nhà phát triển

Với tư cách là kỹ thuật viên và nhà phát triển, chúng tôi thường tìm kiếm các giải pháp phần mềm trước tiên để hỗ trợ các loại nhiệm vụ này. Đây là một khởi đầu tốt nhưng chỉ mang lại một nửa giải pháp. Nửa còn lại giải quyết cách chúng ta sắp xếp công việc và đôi khi quan trọng hơn nhiều so với phần mềm chúng ta đang sử dụng.

Trong các phần sau, chúng tôi sẽ trình bày một số công cụ, cả kỹ thuật phần mềm và phi phần mềm, sẽ giúp bạn tổ chức các nhiệm vụ để luôn đi đúng hướng với các dự án của mình.

Giải pháp phần mềm

Danh sách phần mềm sau đây không phải là nghĩa vụ mà là khuyến nghị. Lựa chọn cẩn thận theo nhu cầu thực tế của bạn.

Người tổ chức công việc

Giúp chia các nhiệm vụ lớn thành các nhiệm vụ phụ và xem tiến độ.

Công cụ: Trello, Wunderlisthoặc Nhận thông tin về Gnome (GTG)

_Kopano_

Người lập kế hoạch dự án

Quản lý các thành viên trong nhóm và các nhiệm vụ được giao, thời lượng dự án và nhiệm vụ của họ.

Công cụ: Libreplan, vTiger, ProjectLibre

Phần mềm liên lạc

Trò chuyện và hội nghị video.

Công cụ: Whatsapp, Ứng dụng trò chuyện, Jitsi, Slack, Quan trọng nhất, Dây điện, Dấu hiệu, Telegram, Threema, Jabber

_Đen_

Đăng ký thời gian

Theo dõi thời gian cần thiết cho mỗi nhiệm vụ.

Công cụ: Một bảng tính trong Bảng tính Google hoặc LibreOffice Calc, Mùa gặt, Hợp thờihoặc Toggl

Sổ ghi chép

Một nơi để viết ra các ý tưởng hoặc ghi chú.

Công cụ: Google Keep, Evernote, Simplenote, Zim

Các giải pháp phi kỹ thuật cho Quy trình làm việc của bạn

Điều này bao gồm việc ủy quyền các nhiệm vụ cũng như học và sử dụng các phương pháp quản lý thời gian, chẳng hạn như Kỹ thuật Pomodoro. Ngoài ra, cộng tác với trợ lý cá nhân (PA) cũng có thể hữu ích cho bạn.

_Pomodoro_

PA – trong lịch sử được gọi là thư ký – là người chăm sóc lịch của bạn, thư từ, cuộc hẹn của bạn, nhắc nhở bạn về thời hạn của bạn và tổ chức các chuyến đi của bạn bao gồm đặt vé tàu và chỗ ở của bạn. Các yêu cầu đối với một Khu Bảo vệ là sự thận trọng, kiên nhẫn, trình độ tổ chức cao và độ chính xác cũng như khả năng giao tiếp rõ ràng và có khả năng ngoại giao.

Đổi lại, với tư cách là một nhà phát triển, chúng tôi phải học cách lắng nghe, ủy quyền nhiệm vụ và đưa ra ước tính chính xác thời gian hoàn thành một nhiệm vụ. Khả năng nói chuyện và giao tiếp rõ ràng với các nhà phát triển và quản lý khác, giúp giảm thiểu hiểu lầm.

Sự kết luận

Đa tác vụ nghe có vẻ là một ý tưởng hay nhưng không hiệu quả với tất cả chúng ta theo cùng một cách. Nó tiêu tốn nhiều năng lượng và dẫn đến việc bạn phải suy nghĩ lại nhiều việc bạn đã làm. Mặc dù các công cụ được đề cập ở đây rất hữu ích, nhưng tôi khuyên bạn nên tập trung hoàn thành một nhiệm vụ duy nhất trước, sau đó tiếp tục với nhiệm vụ tiếp theo. Sự kết hợp của các phương pháp làm việc thích hợp với các công cụ thích hợp dẫn đến chất lượng đầu ra tốt hơn.

Liên kết và tài liệu tham khảo

Nhìn nhận

Tác giả xin cảm ơn Zoleka Hatitongwe đã cộng tác cho bài báo và Axel Beckert vì những nhận xét phản biện của anh ấy.